Организаторы мероприятий — агентство Sobytie Communications — поделились инсайтами, как провести оффлайн-событие с соблюдением всех мер социальной безопасности в новых реалиях. Идея современного формата вечеринок была реализована на первом дне рождении китайского ресторана J. Z. Peking Duck.

Маски

Большинство лидеров мненийстараются соблюдать меры социальной безопасности и используют маски в качестве эффективного средства защиты. Однако стандартные медицинские маски часто становятся выбивающимся из общего образа элементом, поэтому мы решили создать брендовые маски, которые дополнят образ гостей.

Для этого мы инициировали эксклюзивную коллаборацию для ресторана J.Z. Peking Duck с брендом Hydrop. На входе в ресторан каждый гость мероприятия получал маску в индивидуальной упаковке с инструкцией по применению. Коллаборация подчеркнула дресс-код и брендинг мероприятия в красно-черной цветовой палитре, что приятно удивило гостей — они с удовольствием дополнили свои образы актуальным атрибутом. От ресторана была подана серия закусок и десертов на один укус, что позволило минимизировать нахождение посетителей без средств защиты.

Бесконтактные развлечения

В основном, одной из составляющих развлекательного шоу часто является непосредственный контакт гостя и артиста, однако в сегодняшних условиях подобное взаимодействие невозможно. В связи с этим, мы продумываем возможные бесконтактные развлечения. Например, в честь первого дня рождения ресторана была разработана уникальная концепция иммерсивного шоу в азиатской тематике, которую удалось реализовать без прямого контакта между артистом и гостем. Благодаря тому, что действие театральной труппы происходило на втором этаже, нам удалось организовать сценическое пространство таким образом, чтобы обеспечить нахождение гостей на дистанции. В чиллаут-зоне гостей ожидала китайская гадалка, которая с помощью таинственных ритуалов раскрывала потаенные секреты и предсказывала судьбу. Желающие приоткрыть завесу своего будущего имели возможность провести индивидуальную сессию, располагаясь за широким столом с соблюдением двухметровой дистанции.

На мероприятии мы также сделали акцент на безалкогольные напитки, угощая светских персон иммунными коктейлями и жемчужным чаем.

Эргономика всей площадки должна соответствовать хотя бы минимальным требованиям соблюдения дистанции и мерам по обеспечению безопасности в соответствии с приказом Роспотребнадзора. Персоналу стоит предложить пройти тест на Covid-19 не более чем за 3 дня до даты проведения мероприятия и предоставить действующую справку об отрицательном результате. Каждый, кто присутствует на площадке, обязан быть обеспечен средствами индивидуальной защиты, все поверхности помещения должны быть обработаны дезинфицирующим средством и обрабатываться заново по мере необходимости. Мебель — столы и стулья — устанавливается на расстоянии 1,5 м друг от друга, а фуршетная и барная зоны должны быть распределены по разным точкам. Монтажный график составляется таким образом, чтобы подрядные организации не пересекались по времени. Желательно установить устройство для циркуляции воздуха и обеспечить сквозное проветривание пространства.

Правила коммуникации и гест-менеджмента

Новый формат мероприятий в период пандемии диктует определенные условия, и для максимальной безопасности гостей мы составили общий гайд для гест-менеджеров:

1. Рассчитать количество персон на общую площадь ресторана
2. Финально подтвердить присутствие гостя за три дня
3. Организовать сдачу теста на коронавирус для команды организаторов за 3 дня до мероприятия
4. Измерять температуру на входе
5. Напоминать о ношении маски
6. Соблюдать дистанцию, приветствуя входящего гостя
7. Организовать 2 равнозначные фотозоны регулируя гостевой трафик
8. Увеличить присутствие барных зон в ресторане: 2 алкогольные барные стойки и 2 иммунные, при возможности, на разных этажах
9. Оставаться на связи с теми, кто не смог присутствовать из-за карантинных мер, и подарить им частичку праздника
10. Улыбаться даже через маску!

Будьте готовы работать с возражениями

За время пандемии в сознании людей сформировалась ассоциативная связь между Китаем и вирусом, что становится значительной сложностью при PR-сопровождении проектов с китайской тематикой. С данной проблемой мы столкнулись еще в январе 2020 года, занимаясь PR-продвижением самого большого ресторана китайской кухни в Москве. В этот раз предупреждая опасения гостей, мы, во-первых, обращались к официальной статистике, которая указывает на единичные случаи заражений в Китае сегодня — все они являются привозными из других стран. Во-вторых, на данный момент ресторан не использует в приготовлении блюд продукты, доставленные напрямую из Китая, а шеф-повара не покидали Россию с самого начала эпидемии. И, конечно, мы ссылались на здравый смысл: элементы китайской культуры пронизывают многие сферы жизни общества, и их полное игнорирование, а тем более стигматизация, невозможны и неприемлемы в современном мире.

Еще на начальном этапе подготовки к событию мы понимали, что посещение массового мероприятия может вызвать опасения у гостей, что только подтвердилось во время индивидуальной рассылки приглашений: например, многие журналисты отмечали, что на данный момент работают исключительно из дома, а их руководство не поощряет посещение людных мест. Часть приглашенных, опираясь на свою личную социальную ответственность, также отказывалась от посещения мероприятия – и мы понимаем и принимаем их опасения. Для обеспечения безопасности и комфорта гостей, которые приняли приглашение на мероприятие, мы использовали комплексный подход: маски, антисептические средства, иммунные напитки и все рекомендованные меры по соблюдению социальной дистанции. Тем же, кто не смог посетить мероприятие, мы любезно отправили небольшие комплименты в виде бьюти-набора и брендовых масок от наших партнеров.

Источник: rusability.ru