Когда у бизнеса возникает потребность в автоматизированной системе управления процессами, какие проблемы она может решить?

В условиях фундаментального расширения бизнеса, диверсификации продукции и услуг, для собственников и инвесторов наступает время, когда физически утрачивается возможность эффективного мониторинга и управления бизнес-процессами, входящими в зону их инвестиций и стратегических интересов. Ранее используемые методы управления перестают работать по многим ключевым факторам.

Прежде всего, это отсутствие персонального времени для получения и обработки потока информации и принятия обоснованных управленческих решений.

С целью решения данной задачи, собственники и инвесторы вынуждены передавать (делегировать) значимую часть своих полномочий другим лицам, и в дальнейшем (во многом слепо) полагаться на предоставляемую ими информацию и их мнение, а так же принятые ими решения.

При этом, неминуемо усиливается зависимость собственников и инвесторов от добросовестности и профессионализма лиц, которым были переданы полномочия по управлению бизнесом. Фактически, эффективность управления привлеченных лиц определяется на уровне официальных финансово-экономических результатов, или их собственного субъективного мнения, зачастую построенного на непроверенной или недостоверной информации.

Расширение бизнеса и входящих в его структуру бизнес-процессов всегда приводит к расширению вертикали управления, усложнению, замедлению и неэффективности принятия оперативных решений для всей организационной структуры бизнеса, к замедлению темпов развития и зачастую к стагнации бизнеса.

Расширение бизнеса всегда приводит к необходимости делегирования полномочий по оперативному управлению. Доверие является вынужденной и исключительной мерой тогда, когда контроль утрачивается, либо сложно осуществим. Всем известно, что контроль лучше, чем просто доверие. Однако явный контроль имеет негативные последствия. Он приводит к дополнительному расходу времени на его осуществление и что наиболее важно, к резкому снижению мотивации подконтрольных лиц, осуществляющих функции управления. По этой причине контроль должен осуществляться систематично, строго формализовано, беспристрастно и без привлечения контролируемых лиц на стадии его осуществления.

Кроме того, технология учета и контроля бизнес-процессов не должна усложнять поставленные задачи управления, ее цель состоит в обратном, упрощении и росте эффективности и качества управления.

Возникает наиболее важный вопрос, кто должен осуществлять контроль, с учетом того, что эта достаточно сложная и затратная процедура, осуществление которой может оказаться не по силам одному человеку или даже группе людей.

Единовременный анализ деятельности всех бизнес-процессов и принятия на этой основе обоснованных стратегических решений может оказаться нереализуемой для человека задачей. Дело в том, что человеческий разум, как и машинный, обладает определенной емкостью оперативной памяти, которая используется для решения текущих задач, объем которых не может превышать максимального предела памяти.

В настоящее время в мире существует множество научных гипотез, открытий и разработок, понимание которых находится за гранью восприятия обычного и неподготовленного человека. Если рассматривать сложные, многоуровневые организационные структуры и информацию, сопряженную с их оперативной деятельностью, то объективно мы сталкиваемся с той же проблемой восприятия и анализа высокого объема информации, что и при передовых научных открытиях.

В такой ситуации существует острая потребность в новых инструментах и методах, способных решить комплекс оперативных и стратегических задач управления, контроля и безопасности организаций и предприятий с участием собственного и привлеченного капитала.

Добиться всеобъемлющих результатов можно базируя свою стратегию на технологиях нового поколения, то есть используя стратегию опережающего, а не догоняющего инновационного развития. В какой-то степени это означает отказ от прошлого (доминирующего) опыта и создание нового механизма, спроектированного на понимании современного мира, его возможностях и ограничениях. В полной мере это относится к технологии «Текущего мониторинга бизнес-процессов», фундаментом которой является научно-технический прогресс и его прикладная адаптация в сфере информационных и коммуникационных технологий.

Систему текущего мониторинга бизнес-процессов можно рассматривать как универсальный инструмент для решения целого комплекса задач по эффективному и безопасному управлению крупными, многопрофильными организациями и предприятиями страны. В задачи системы входит контроль, управление и безопасность, направленные на удовлетворение интересов портфельных и стратегических инвесторов, кредитных организаций, собственников компании, топ-менеджмента, органов власти и правопорядка.

Не секрет, что в оперативной работе по выявлению и предотвращению экономических преступлений до 95 % времени и средств уходит именно на сбор и подготовку информации и материалов, касающихся деятельности организаций. При этом, как правило, информация поступает разрознено, с высокой степенью задержки, зачастую неактуальной и в значительной степени искаженной. Существует острая необходимость в ходе следственных мероприятий, преобразовать все полученные материалы в один рабочий формат, с целью проведения системного анализа, в том числе с использованием средств автоматизации.

Рассматриваемая система позволяет в режиме реального времени, без вызова сотрудника, составления запроса и ожидания на получение результата осуществлять контроль и отслеживать основные и вспомогательные показатели финансово-хозяйственной деятельности как всей организационной группы, так и отдельно взятых бизнес-процессов, с учетом возможности масштабирования и детализации информации, уровня допуска, пользовательского интерфейса от общего к частному, вплоть до отдельных и неделимых элементов. Система должна иметь интерактивный модуль, позволяющий автоматически реализовывать презентационный материал для основного круга пользователей.

К числу основных информационных блоков БП можно отнести:
– Сумма бюджета бизнес-процесса, с учетом полной расшифровки составляющих его элементов.
– Структура и перечень всех активов, используемых Б.П., включая специальные инвентаризационные ведомости.
– Постоянные расходы, с учетом полной детализации и описания их, включающих архив подтверждающей документации.
– Основные финансово-хозяйственные результаты, согласно данным бухгалтерского учета.
– Основные финансово-хозяйственные результаты, согласно данным аналитического учета, позволяющие увидеть реальное состояние дел.
– Структура расходов.
– Структура доходов.
– Аналитическая рентабельность, рассматриваемая как отношение текущих финансовых результатов к сумме бюджета бизнес-процесса. Это один из наиболее важных показателей того, как работает инвестиционный капитал, и какие тенденции его развития происходят.
– Дебиторская задолженность.
– Штатное расписание.

А также огромны объем прочей, необходимой для анализа и принятия оперативных и стратегических решений, информации.

Информационная база, используемая системой текущего мониторинга, обновляется с установленной периодичностью и предоставляется в едином заданном формате как формализованный продукт, подготовленный для анализа функционирования не только системы в целом, но и отдельных ее элементов.

Ключевым моментом реализации системы текущего мониторинга является осуществление достоверного учета поступления и расходования материальных и нематериальных активов, а также эффективность оборотного и внеоборотного капитала. В технологии реализован модуль непрерывного анализа наиболее важных (стратегических) бизнес-процессов, объективно выявляющий первопричины, влияющие на результативность деятельности всей организации, определяющий уровень их значимости, степень эффективности и несоответствия представленных и фактических данных.

Эффективность модели во многом предопределяется целями и масштабами ее внедрения. Наивысшее значение достигается на крупных предприятиях, холдингах, финансово-промышленных групп, с наибольшим количеством бизнес-процессов, поскольку именно эта категория хозяйственных субъектов нуждается в радикальном пересмотре основных принципов их функционирования, контроле и принятия решений. По сути дела организации такого масштаба похожи на черные дыры, где отслеживается только вход – потребление и выход – отдача. Однако на таком уровне практически невозможно определить цепь обстоятельств и причинно-следственную связь, приводящую к итоговым показателям.

Помимо задач экономической безопасности, система позволяет решать целый комплекс иных вопросов, к числу которых относятся:

1. Рост инвестиционной привлекательности предприятия за счет визуализации процессов, обеспечивающих предсказуемость и прозрачность механизмов его функционирования.
2. Создание естественной системы мотивации руководства, специалистов и материально-ответственных лиц организации, размер заработной платы которых, в значительной степени зависим от финансовых результатов не только компании (финансово-промышленной группы), но прежде всего и подразделений (бизнес-процессов), в которых они осуществляют свою деятельность.
3. Снижение расходов и рисков на реинжиниринг бизнес-процессов, чьи финансово-экономические показатели ниже нормативных значений, с учетом минимизации рисков инновационных преобразований.
4. Снижение коммуникационных погрешностей, возникающих с момента принятия и до реализации решений, посредством резкого сокращения вертикали управления и коммуникаций.
5. Создание необходимых условий для полной автоматизации процессов, включающих внедрение элементов искусственного интеллекта, что обеспечивается едиными стандартами формализованных процедур, аналитическом учете и одноуровневой структуре контроля и управления.

В рамках программы по развитию эффективности и экономической безопасности бизнеса, разработка и реализация системы текущего мониторинга бизнес-процессов могла бы сформировать новые, более качественные стандарты управления, основанные на автоматизации управления бизнес-процессами, и формировании на этой основе целостной системы учета и контроля их деятельности.

В основной функционал системы так же входит:
– управление мотивацией людей, с заменой функциональной ответственности на процессную;
– выявление несоответствия действующей и предоставляемой информации;
– анализ проблемных зон.

Реализация системы текущего мониторинга позволит удаленно контролировать бизнес, и точечно находить его проблемные зоны.

Не вызывает сомнения то обстоятельство, что реализация проекта станет фундаментом системного роста эффективности инвестиционного капитала на новом, более качественном, стратегически выверенный и безопасном уровне.